Ο βασικός λόγος που χρησιμοποιούμε χαρτί στην καθημερινότητά μας είναι η συνήθεια. Στην πραγματικότητα έχουμε πληθώρα ψηφιακών πλατφόρμων, εργαλείων, υπηρεσιών και σχετικού εξοπλισμού που επιτρέπουν την πλήρη ψηφιοποίηση της επιχείρισής μας. Μάλιστα, τώρα ξέρουμε ότι είναι πλήρως εφικτό. Η πανδημία του COVID-19 έπαιξε καταλυτικό ρόλο να δοκιμάσουμε έναν διαφορετικό τρόπο να ζούμε και να εργαζόμαστε. Δεν είναι ακατόρθωτο. Αρκεί να πάρεις την απόφαση.
Γιατί να αλλάξεις σε paperless επιχείρηση;
Η ψηφιακή επιχείρηση είναι μία παγκόσμια πραγματικότητα. Τα πλεονεκτήματα της είναι τόσο σημαντικά που αξίζουν την επένδυση. Εν συντομία:
- γλυτώνεις περιττά έξοδα,
- έχεις πρόσβαση πάντα στην πληροφορία που χρειάζεσαι όπου κι αν βρίσκεσαι,
- το οικολογικό σου αποτύπωμα μειώνεται αισθητά,
- οι πληρωμές και όλες σου οι διαδικασίες γίνονται πιο γρήγορα και
- έχεις καλύτερη ασφάλεια από τυχόν διαρρήξεις και φυσικές καταστροφές που μπορούν να επηρεάσουν το αρχείο σου.
Οι άνθρωποι σου: Συνεννοήσου για τις αλλαγές προτού τις κάνεις.
Το πρόβλημα δεν είναι οι τεχνολογικές αλλαγές, αλλά αυτές σε ανθρώπινο επίπεδο που συχνά συνοδεύουν τις τεχνολογικές καινοτομίες.
Paul J. Lawrence – Harvard Magazine – Ιανουάριος 1969
Σε αυτό το άρθρο θα σταθώ σε κάποια πρακτικά tips που θα ωθήσουν την μεταστροφή σε μία πλήρως ψηφιακή επιχείρηση. Μην ξεχνάς, όμως, ότι οι υπάλληλοι και οι συνεργάτες σου είναι μέρος του οικοσυστήματος που χτίζεις. Χωρίς τη δική τους συνεργασία, δεν θα καταφέρεις τις αλλαγές που θες. Αν και η ιδανική λύση είναι να τις συμφωνήσετε από κοινού, αυτό δεν είναι πάντα εφικτό. Σε κάθε περίπτωση, είναι σημαντικό να επικοινωνήσεις τις αλλαγές εγκαίρως και με πλήρη διαφάνεια, χωρίς να αφήνεις τυφλά σημεία. Έτσι δεν επιτρέπεις να γίνονται παρεξηγήσεις και ο καθένας επιλέγει ελεύθερα αν θέλει να συνεχίσει να εργάζεται με σένα στη νέα κατάσταση. Διάβασε το σχετικό άρθρο στο Harvard Magazine για την αντίσταση στην αλλαγή.
Ο εξοπλισμός σου: Αντικατέστησε εκτυπωτές με scanners και υπολογιστές γραφείου με laptops.
Αφαίρεσε τον εξοπλισμό του γραφείου σου που μετατρέπει την ψηφιακή πληροφορία σε έγχαρτη ή αναπαράγει την τελευταία. Αναφέρομαι σε εκτυπωτές, φωτοτυπικά μηχανήματα, και φαξ. Αντικατέστησε τον με scanners και OCR λογισμικό, για να προωθήσεις την ψηφιοποίηση της πληροφορίας.
Αντικατάστησε τους υπολογιστές γραφείου με laptops και tablets. Έτσι οι υπάλληλοί σου θα μπορούν να πηγαίνουν στα meetings τους με όλη την πληροφορία που χρειάζονται σε ψηφιακή μορφή. Δεν θα χρειάζονται να την εκτυπώνουν.
Η υπογραφή σου: Υπόγραψε ψηφιακά τα έγγραφά σου.
Τα επίσημα έγγραφα της επιχείρησης χρειάζονται την υπογραφή σου. Επένδυσε σε μία ψηφιακή. Έτσι θα αποφύγεις να εκτυπώνεις, να υπογράφεις και να ξανασκανάρεις τα έγγραφά σου. Σημείωσε μάλιστα ότι η σκαναρισμένη υπογραφή πλαστογραφείται και δεν έχει καμία αξία νομοθετικά.
Εχει θεσπιστεί σε ευρωπαϊκό επίπεδο (eIDAS κανονισμός) και σε ελληνικό επίπεδο (νόμος 4727/2020) ότι η ψηφιακή υπογραφή ενέχει θέση ιδιόχειρης, μόνο όταν πληροί ορισμένα κριτήρια. H ΕΕΤΤ διαθέτει στο site της λίστα με παρόχους ψηφιακών υπογραφών. Όσοι πάροχοι έχουν “ΝΑΙ” στην στήλη με ονομασία “Παροχή εγκεκριμένων υπηρεσιών εμπιστοσύνης”, διαθέτουν ψηφιακές υπογραφές το ίδιο ισχυρές με την ιδιόχειρη.
Οι διαδικασίες σου: Ψηφιοποίησε τις συνήθειές σου.
Το πιο δύσκολο κομμάτι είναι να αλλάξεις τις διαδικασίες σου, που ουσιαστικά αποτελούν την επιχειρηματική ρουτίνα σου. Η συμβουλή εδώ είναι: σιγά – σιγά. Τα εργαλεία υπάρχουν, αλλά πρέπει να χτίσεις και τις συνήθειές σου και αυτές των υπαλλήλων σου. Ένα καλό πλάνο είναι:
- Εντόπισε τις υπάρχουσες διαδικασίες σου, π.χ. πωλήσεις, προμήθειες, τιμολόγηση, προώθηση, διοίκηση έργων, διαχείριση αρχείου.
- Βρες τα αντίστοιχα εργαλεία για την ψηφιοποίησή τους και προμηθεύσου τα
- Προσάρμοσέ τις στον ψηφιακό κόσμο και απλούστευσέ τις, όπου χρειάζεται.
- Εκπαίδευσε το ανθρώπινο δυναμικό σου σε αυτές
- Αξιολόγησε τις αλλαγές και τροποίησε ο,τι χρειάζεται, αλλά μην επιστρέψεις πίσω.
Μερικά tips για τα παραπάνω είναι:
- Αντικατέστησε τα βιβλία σου και την τοπική επεξεργασία εγγράφων σε ένα Η/Υ με ένα online σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
- Αντικατέστησε τις ντουλάπες με το αρχείο σου και την τοπική αποθήκευση των εγγράφων σε Η/Υ με ένα cloud storage.
- Αντικατέστησε στις επικοινωνίες σου: την αλληλογραφία με emails, τις δια ζώσης συναντήσεις με video calls, τα τηλέφωνα με instant messaging.
- Αυτοματοποίησε τη ροή εργασιών σου. Έχε έναν λογαριασμό για όλες τις εφαρμογές που θα χρησιμοποιείς, και προσπάθησε να ενοποίησεις τα περιβάλλοντα σε ένα.
- Χρησιμοποίησε την ηλεκτρονική τιμολόγηση και τις online πληρωμές.
- Αντικατέστησε την χάρτινη σου κάρτα με μία ψηφιακή επαγγελματική κάρτα από την Wisie.
Χρήσιμα online εργαλεία: για ευκολότερη μετάβαση
Το χαρτί είναι ο πιο εύκολος τρόπος να επικοινωνείς και να συνεργαζέσαι στην δουλειά. Αλλά ευτυχώς υπάρχουν εργαλεία που μπορείς να χρησιμοποιήσεις αντ’ αυτού, και με πολλές περισσότερες λειτουργικότητες. Ορίστε μερικά δημοφιλή:
- video calls (browser based και apps): Google meet (έχει περιορισμό 1 ώρας η δωρεάν έκδοση), MS Teams, Zoom, Webex
- instant messaging: Slack (mobile app, desktop app, browser), Viber (mobile app, desktop app), WhatsApp (mobile app, desktop app, browser) Το Slack μπορεί να γίνει πιο oriented σε αντικείμενα και διαδικασίες επιχείρησης.
- online tools για επεξεργασία και διαμοιρασμό εγγράφων: Google Drive και Google Docs, Microsoft One Drive και MS Office.
- Asana: για project managing
- Trello: δημιουργείς λίστες για διαχείριση projects και tasks. Προσωπικά, αγαπώ την ευχρηστία του.
- MIRO: ένα workspace με άπειρες δυνατότητες για διευκόλυνση των συνεργατικών projects. Μου έχει λύσει τα χέρια σε meetings.
- EverNote: για να κρατάς σημειώσεις και να μοιράζεις tasks. Αξίζει σε επιχειρήσεις που έχει πολύ διάβασμα κειμένων.
- Doodle: για να βρίσκεις κοινά slots για meetings. Γλυτώνεις τα τηλέφωνα και τα emails για να συνεννοηθείς.
Κατά πάσα πιθανότητα, έχεις ήδη ψηφιοποιήσει μέρη της επιχείρισής σου. Δεν είσαι μακριά από την πλήρη ψηφιοποίησή της. Θα θέλει επιμονή, υπομονή, και εργασία, αν το πάρεις απόφαση. Και σίγουρα δεν γίνεται από τη μια μέρα στην άλλη. Γιατί δεν ξεκινάς με μια ψηφιακή επαγγελματική κάρτα Wisie;